Vize İçin İşveren İzin Yazısı Nasıl Yazılır? Örnek Metin
Vize dosyasında en çok gözden kaçan ama etkisi büyük belgelerden biri işveren izin yazısıdır. Konsolosluğun en temel sorusuna doğrudan cevap verir: bu kişinin Türkiye'de bir işi var mı ve seyahat bitince dönecek mi?
Bu belge tam olarak ne?
Çalıştığın kurumun antetli kağıdına yazılmış, imzalı ve kaşeli bir yazıdır. İki şeyi teyit eder: seni istihdam ettiğini ve belirtilen tarihler için sana izin verdiğini. Bazı konsolosluklarda "izin yazısı", bazılarında "görev belgesi" veya "çalışma belgesi" olarak geçer.
Niyet mektubuyla karıştırma: niyet mektubunu sen yazarsın ve seyahat amacını anlatır. İzin yazısını işveren yazar ve istihdam ilişkisini kanıtlar. İkisi farklı belgelerdir ve genellikle ikisi birlikte istenir. Niyet mektubu için ayrı rehberimiz ve ücretsiz oluşturucumuz var.
Yazıda mutlaka olması gerekenler
- Kurumun antetli kağıdı, adresi, telefonu ve vergi bilgileri
- Tarih ve varsa evrak/sayı numarası
- Çalışanın tam adı, T.C. kimlik numarası ve pasaport numarası
- Unvan/pozisyon ve işe giriş tarihi
- Brüt aylık maaş (mali yeterliliği destekler)
- İzin tarihleri: "gg.aa.yyyy ile gg.aa.yyyy tarihleri arasında ücretli izinli olduğu" ifadesi
- Dönüş taahhüdü niteliğinde bir cümle: iznin bitiminde göreve döneceği
- Yetkili kişinin adı, unvanı, imzası ve kurum kaşesi
- Mümkünse İngilizce (veya başvurulan ülkenin dilinde) hazırlanmış olması
Hazır örnek metin
Aşağıdaki şablonu kendi bilgilerinle uyarlayabilirsin. Antetli kağıda yazdırıp imza ve kaşe eklet.
[KURUM ANTETİ]
Tarih: gg.aa.yyyy
KONU: Vize başvurusu hakkında
[BAŞVURULAN KONSOLOSLUK / BÜYÜKELÇİLİK] Makamına
Kurumumuz bünyesinde [gg.aa.yyyy] tarihinden bu yana [unvan] pozisyonunda çalışmakta olan [Ad Soyad] (T.C. Kimlik No: [numara], Pasaport No: [numara]) hakkında aşağıdaki bilgileri arz ederiz.
Adı geçen personelin brüt aylık ücreti [tutar] TL'dir. Kendisine [gg.aa.yyyy] ile [gg.aa.yyyy] tarihleri arasında [turistik/ticari] amaçlı seyahati için ücretli izin verilmiştir. Personelimiz, izin süresinin bitiminde görevine dönecek olup iş akdi devam etmektedir.
Seyahat masrafları [kendisi tarafından / kurumumuz tarafından] karşılanacaktır.
Gereğinin yapılmasını arz ederiz.
[Yetkili Ad Soyad] [Unvan] İmza / Kaşe
Sık yapılan hatalar
- Tarih tutarsızlığı. İzin tarihleri, uçuş rezervasyonu ve otel rezervasyonuyla birebir uyumlu olmalı. En sık ret sebeplerinden biri budur.
- Kaşe veya imza eksikliği. Islak imza ve kaşe olmadan belge geçersiz sayılabilir.
- Çok eski tarihli yazı. Genellikle başvurudan en fazla 1 ay önce düzenlenmiş olması beklenir.
- Maaş bilgisinin banka dökümüyle çelişmesi. Yazıda belirtilen maaş, hesabına yatan tutarla uyuşmalı.
- Sadece Türkçe hazırlanması. Bazı konsolosluklar kabul eder, bazıları tercüme ister; İngilizce hazırlamak en güvenli yoldur.
Çalışmıyorsan ne yapmalı?
İzin yazısı yalnızca ücretli çalışanlar için geçerlidir. Diğer durumlarda karşılığı olan belgeler şunlardır:
- Serbest çalışan/şirket sahibi: vergi levhası, ticaret sicil gazetesi, faaliyet belgesi ve son dönem vergi beyannameleri
- Öğrenci: öğrenci belgesi ve varsa izin/onay yazısı; ayrıca öğrenci vizesi rehberimiz
- Emekli: emeklilik belgesi ve maaş dökümü
- Çalışmayan/ev hanımı: seyahati finanse eden kişinin sponsor mektubu, gelir belgeleri ve yakınlık kanıtı (evlilik cüzdanı gibi)
Sponsorlu başvurularda davet mektubu oluşturucumuz işini kolaylaştırabilir.
Dosyanın geri kalanını da güçlendir
İzin yazısı tek başına yeterli değil; mali yeterlilik ve tutarlılık da önemli. Ne kadar bakiye göstermen gerektiğini banka bakiyesi aracıyla hesaplayabilir, dökümü doğru hazırlamak için banka dökümü rehberine bakabilirsin. Sık ret gerekçelerini baştan kapatmak için vize reddi nedenleri yazımızı oku.
Ülkene özel tam belge listesi için ülke rehberlerine göz at.